Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 6 · Vigente desde el 15 de octubre de 2026

Esta política explica cómo FIRUX PAY S.A.S. (en adelante, "Firux Pay") recoge, usa, guarda y protege los datos personales de los comercios que usan la plataforma, de sus equipos y de las personas que les pagan, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas de protección de datos de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

2. Qué datos tratamos

• Identificación: nombre, tipo y número de documento (cédula o NIT), fecha de expedición del documento y, en empresas, razón social y datos del representante legal.
• Contacto: número de celular (WhatsApp), correo electrónico y ciudad.
• Datos del negocio: nombre comercial, actividad económica, dirección cuando la informas y la cuenta o llave donde recibes tus retiros.
• Transacciones: montos, referencias, fecha y estado de cada cobro, comisiones y retiros.
• Verificación de identidad: la foto de tu documento y una selfie con prueba de vida, y la consulta de tu cédula en la Registraduría. Las procesa nuestro proveedor de verificación de identidad; Firux Pay guarda el resultado de la verificación y el nombre leído del documento, no las imágenes.
• Datos de quien le paga al comercio: el nombre, el documento, el banco y el comprobante del banco que llegan con cada pago por Bre-B. Los tratamos por cuenta del comercio, para confirmar y conciliar sus cobros y prevenir fraudes. El documento se guarda cifrado y el comercio lo ve enmascarado (solo los últimos cuatro dígitos).
• Datos técnicos: dispositivo, dirección IP, registros de acceso y, en el sitio web, cookies (ver la sección 8).
• Verificador de Pagos, antes Aviso de Pago (solo si lo activas): los avisos de pagos recibidos que tu banco te envía y que tú decides reenviarnos (por correo) o que la app lee en tu celular Android (en la notificación de la app del banco o en el mensaje de texto del banco): nombre de quien te pagó, monto, fecha y, cuando el banco lo incluye, los últimos dígitos de tu cuenta o tu llave. Nunca te pedimos la clave de tu banco ni la de tu correo, la app nunca envía códigos ni otros mensajes, y los correos que no son avisos de pago se descartan sin guardarse. Si nos mandas la foto de un comprobante para validar un pago, la leemos en nuestro propio servidor.
• Salidas y gastos (solo si lo enciendes): de los pagos que tú haces desde la cuenta del negocio y que tu banco te avisa por esos mismos caminos, registramos el valor, a quién le pagaste, la fecha y, cuando el banco lo incluye, los últimos dígitos de la cuenta de la que salió. No guardamos el texto del aviso. Viene apagado y lo puedes apagar cuando quieras.
• Tarjeta de fidelización (si un negocio la usa y tú la reclamas): tu nombre como sale en tu banco, tu celular, tu cumpleaños si nos lo das, tus compras en ese negocio, tus premios, tu membresía y los amigos que invitas. El negocio es el responsable de estos datos y Firux Pay los trata por su cuenta, como encargado. Si guardas la tarjeta en Google Wallet, Google la muestra en tu teléfono según sus propias condiciones.

3. Para qué los usamos

• Crear y administrar tu cuenta, procesar y confirmar tus cobros y tus retiros.
• Enviarte las confirmaciones de pago y los avisos del servicio por WhatsApp, correo o la app.
• Si activas el Verificador de Pagos: anunciarte en la app, en el computador, por la API de tu sistema y, si lo autorizas, por WhatsApp los pagos que tu banco te notifica, mostrarte quién te paga y avisarte si alguien intenta colar un correo falso a nombre de tu banco. Si tu banco todavía no está listo en el Verificador, guardamos cifrados sus avisos para enseñarle al lector a leerlos y te avisamos cuando quede listo. Frente a los datos de tus clientes que vienen en esos avisos, tú eres el responsable y Firux Pay los trata por tu cuenta, como encargado.
• Si enciendes Salidas y gastos: mostrarte lo que salió de tu cuenta con su categoría, el neto del día y del mes y descargarlo en Excel. Un pago en un formato que todavía no leemos se guarda como muestra para aprender a leerlo. Frente a los datos de las personas o empresas a las que les pagas, tú eres el responsable y Firux Pay los trata por tu cuenta, como encargado.
• Si reclamas una tarjeta de fidelización: sumar tus compras, mostrarte tus premios y tu membresía, llevar los amigos que invitas y avisarte por tu tarjeta de Google Wallet (tus premios, tu cumpleaños, cuando hace tiempo no vas, tu membresía y las promociones de ese negocio). No te escribimos por WhatsApp para esto y puedes pedirle al negocio, o a nosotros, que borren tu tarjeta cuando quieras.
• Verificar tu identidad, prevenir fraudes, suplantaciones y el uso indebido de la plataforma.
• Usar lo que nos cuentas de tu negocio (por ejemplo, cómo cobras hoy, cuántos pagos recibes al mes y tu ticket promedio) para ofrecerte los planes y servicios de Firux que más te sirven. Si no quieres que te escribamos con ofertas, pídelo en contacto@firux.co y dejamos de hacerlo.
• Facturar nuestros servicios y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales, incluidos los reportes que exige la DIAN.
• Atender tus solicitudes de soporte, peticiones, consultas y reclamos.
• Medir el uso del sitio y mejorar nuestra publicidad, solo si aceptas las cookies para eso.
• Enviarte información sobre Firux Pay por correo. Puedes dejar de recibirla cuando quieras.

4. Datos sensibles

La selfie con prueba de vida es un dato biométrico y, por ley, un dato sensible. Solo se usa para comprobar que eres la persona del documento, se pide con tu autorización expresa y la procesa nuestro proveedor de verificación de identidad. No estás obligado a entregar datos sensibles; si decides no hacerlo, puedes escribirnos para revisar otra forma de verificar tu identidad.

5. Con quién compartimos tus datos

Firux Pay no vende ni alquila tus datos personales. Solo compartimos lo necesario con:

• Proveedores de infraestructura tecnológica (por ejemplo, Meta para WhatsApp, servicios de nube y de correo), bajo acuerdos de confidencialidad.
• Las entidades y proveedores de pago que procesan tus cobros y tus retiros.
• Nuestro proveedor de verificación de identidad.
• Aliados de software o integradores a través de los cuales usted se registró o conectó Firux Pay con su sistema (por ejemplo, su software de punto de venta o de gestión), limitado a la información necesaria para prestar el servicio, conciliar sus pagos y liquidar la alianza, bajo acuerdos de transmisión de datos.
• Nuestro contador y la DIAN, cuando la ley tributaria lo exige.
• Autoridades judiciales o administrativas, cuando lo ordenen en ejercicio de sus funciones.

6. Datos fuera de Colombia

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, los de mensajería y nube) guardan o procesan datos en otros países. Solo lo hacemos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, bajo acuerdos que los obligan a cuidar tus datos y a usarlos únicamente para prestarnos el servicio. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia o transmisión internacional, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7. Cómo los protegemos

Usamos conexiones cifradas (TLS), controles de acceso, doble factor de autenticación para quien lo activa en su cuenta, y guardamos cifradas las credenciales y claves de integración. Solo las personas que lo necesitan para su trabajo pueden ver tus datos.

8. Cookies

En nuestro sitio usamos cookies propias y de terceros para medir el uso del sitio y mejorar nuestra publicidad. Las de medición y publicidad solo se activan si las aceptas en el aviso que aparece al entrar. Puedes cambiar tu decisión borrando las cookies de tu navegador; al volver a entrar, el aviso se muestra de nuevo.

9. Tus derechos

Como titular de los datos puedes, de forma gratuita:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

10. Cómo ejercerlos

Escríbenos a contacto@firux.co con tu nombre, tu documento, lo que pides y un dato de contacto para responderte. Las atiende el representante legal de Firux Pay, como responsable de la protección de datos. Los pasos para pedir que borremos tus datos, incluidos los que recibimos de Facebook o WhatsApp, están en firux.co/eliminar-mis-datos.

• Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar): los atendemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlos. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta tuya, se entiende que desististe.

11. Cuánto tiempo guardamos tus datos

Mientras tengas cuenta en Firux Pay y, después, el tiempo que exija la ley para los soportes contables, tributarios y de las operaciones (hasta diez años). Pasado ese tiempo los borramos o los dejamos anónimos.

En el Verificador de Pagos guardamos menos: el texto de cada aviso del banco se guarda cifrado y se borra a los 90 días (queda solo el resultado: banco, monto, nombre y hora), los avisos de un banco que todavía no está listo y las muestras de pagos hechos que todavía no leemos se borran a los 60 días y las fotos de comprobantes se borran a los 30 días. Las salidas registradas siguen en tu panel hasta que las borres. No usamos estos datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Los datos de una tarjeta de fidelización se guardan mientras el negocio tenga su programa o hasta que pidas que los borren.

12. Cambios y vigencia

Esta versión rige desde el 15 de octubre de 2026. Suma el documento, el banco y el comprobante de quien le paga al comercio por Bre-B. El Verificador de Pagos se llamaba antes Aviso de Pago; lo que dice sobre él aplica a quienes activan ese servicio, lo de Salidas y gastos, a quienes lo encienden, y lo de la tarjeta de fidelización, a los clientes que la reclaman. Si cambiamos algo de fondo, te avisaremos por correo o en la plataforma antes de aplicarlo. Las bases de datos estarán vigentes mientras Firux Pay preste sus servicios.